Tijdens een zakelijkgesprek is het belangrijk dat je een goede indruk achterlaat. Het klinkt heel vanzelfsprekend, maar het kan ook heel lastig zijn. Daarom hebben we voor jou 5 gesprekstechnieken op een rij gezet om toe te passen tijdens een gesprek.
1. Begin van het gesprek
Begin met smalltalk zoals: “Fijn weekend gehad? Wil je iets drinken? Heb je het een beetje kunnen vinden?” Het lijkt misschien onnodige opvulling, maar dit soort vragen zijn een belangrijk opstapje naar een goed gesprek.
De antwoorden die je krijgt geven meer inzicht in hoe jouw gesprekspartner erbij zit. Hoe voelt hij zich? Waar zit hij met zijn gedachten? Zie dit als een graadmeter voor de rest van het gesprek.
2. Structuur in het gesprek
Nadat je de smalltalk hebt gedaan, is het belangrijk om een DROP te doen. Dat staat voor Doel, Resultaat, Onderwerp en Procedure. Hier is een voorbeeld:
- Doel: Het doel van dit gesprek is erachter te komen wat we zoeken in een nieuwe collega.
- Resultaat: Dit gesprek moet 10 functie-eisen voor een nieuwe collega opleveren.
- Onderwerp: We gaan het hebben over de gewenste vooropleiding, karaktereigenschappen en de vereiste kennis van de potentiële nieuwe zakelijke partner.
- Procedure: We hebben 60 minuten gepland voor dit gesprek waar Tim de aantekeningen maakt en Sophie is de gespreksleider.
Met deze techniek weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
3. LSD
De smalltalk en DROP zijn achter de rug, nu komt het volgende deel van een gesprek: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD). De LSD-techniek verbindt jou met je gesprekspartner, voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat je elkaar echt begrijpt.
- Luister: Wees oprecht geïnteresseerd en luister met al je zintuigen. Let niet alleen op wat iemand zegt, maar ook op hoe iemand iets zegt. Hoe kijkt iemand? Welke intonatie gebruikt iemand?
- Samenvatten: Vat in je eigen woorden samen wat de ander heeft gezegd en controleer of je het begrepen hebt. Stel een vraag terug zoals “Begrijp ik het goed dat je…?”
- Doorvragen: Om alles helder te krijgen, kun je na elke samenvatting doorvragen. Bijvoorbeeld: “Kun je me iets meer hierover vertellen?” Of “Wat bedoel je precies met…?”
4. Niet invullen voor een ander
NIVEA staat voor “Niet Invullen Voor Een Ander”. Zelf invullen wat je gesprekspartner denkt, voelt of vindt, doet ons brein continu, gratis en voor niets. Dit kun je niet stoppen of veranderen.
Wat je wel kunt veranderen, is de impact die aannames hebben op een gesprek. Met NIVEA vraag je bijvoorbeeld: “Vind je het goed als ik een vraag stel over…?” Door je bewust te zijn van NIVEA, weet je wanneer het voor jou belangrijk is om je aannames te checken in plaats van ze ongecontroleerd het gesprek te laten sturen.
5. Ga SMART te werk
Met de SMART-methode geformuleerde doelen hebben een grotere kans om ook daadwerkelijk bereikt te worden.
- Specifiek: We gaan ervoor zorgen dat er een betere klanttevredenheid komt. Bedoel je betere klantreviewcijfers?
- Meetbaar: Als we een gemiddelde reviewscore van een 8 hebben onder 2000 klanten, ben ik tevreden.
- Acceptabel: Ik wil dat je meehelpt om bij de 2000 klanten een gemiddelde klantenscore van een 8 te behalen. Dit is een acceptabele opdracht voor de klantenservice. Geef deze opdracht wel aan de juiste persoon.
- Realistisch: Zorg ervoor dat het doel te behalen is binnen de juiste tijd, zoals…
- Tijdsgebonden: Jullie hebben van 2 april tot en met 2 juni om de reviewscore naar een 8 te brengen. Dit lijkt me duidelijk.
Laten we beginnen!
Met de smalltalk, DROP, LSD, NIVEA en SMART voer jij gegarandeerd een goed gesprek.
